CAPITULO 6
Trámites realizados o solicitados por los aprendices del SENA
ARTÍCULO 10º. Los trámites académicos son aquellas diligencias que los Aprendices adelantan para obtener su registro académico o documentos originales o duplicados, tales como: certificados, títulos, actas de grado o constancias académicas, o para gestionar solicitudes de traslado, aplazamiento, reingreso y retiro voluntario.
Estas solicitudes deben ser presentadas por el Aprendiz ante el Subdirector de Centro en el formato que corresponda, quien deberá responderlas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
ARTÍCULO 11. Registro Académico. El registro académico es el procedimiento que protocoliza las acciones académicas y disciplinarias del Aprendiz SENA, y actualiza su ficha académica durante el proceso de formación.
PARAGRAFO. El Instructor es responsable de registrar oportunamente la información académica del aprendiz y el Coordinador Académico o quien haga sus funciones en el Centro, es responsable de controlar el oportuno registro y la consolidación de la información de los resultados de la evaluación y situaciones académicas, que permita el seguimiento y certificación de los aprendices de manera oportuna.
ARTÍCULO 12. La certificación es el procedimiento de administración de la formación a través del cual se hace el reconocimiento formal de los resultados obtenidos por el Aprendiz SENA durante su proceso de formación en términos de competencias para el desempeño laboral.
PARAGRAFO: Por solicitud del aprendiz y con el fin de adelantar estudios adicionales a los realizados en el SENA, o para efectos laborales, intercambios u otro tipo de trámites que lo requieran, se expedirá constancia académica que exprese la equivalencia numérica que corresponda a la evaluación cualitativa.
ARTÍCULO 13. Expedición de certificados y de constancias académicas. La expedición por primera vez de certificados o títulos, con sus documentos anexos, no tendrá costo para el aprendiz. Estos certificados o títulos serán expedidos por el Centro de Formación, quien los emitirá así:
- Para programas de formación titulada: certificado o título, acta de grado si el programa la contempla, y constancia de estudio con evaluaciones.
- Para cursos de formación complementaria: en la fecha de la finalización del curso o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, se expedirá y entregará al aprendiz el certificado correspondiente.
ARTICULO 14. Expedición de duplicados: La expedición de duplicados correspondientes a certificados, constancias académicas o actas de grado podrán solicitarse en el Centro o a través de medios electrónicos.
El costo de los duplicados de certificados expedidos a través de medios físicos será establecido por el Director General.
ARTÍCULO 15. Legalización de documentos académicos SENA para apostille. La legalización de un documento académico consiste en la verificación de la validez del mismo, a través de una firma autorizada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, que ratifica la autenticidad del documento; esta legalización la exige el Ministerio de Relaciones Exteriores para el apostille de los documentos cuando son solicitados para trámite en otros países, cuyo trámite podrá consultarlo al responsable de registro y certificación del Centro.
ARTICULO 16. El Aprendiz podrá solicitar cualquiera de los siguientes trámites que se describen a continuación:
1. TRASLADO. Es la solicitud escrita presentada por el Aprendiz, para el cambio de jornada o de Centro de Formación, en el mismo programa en el que está matriculado, o en otro programa afín tecnológicamente, en el que se haya aplicado la misma prueba de selección en el proceso de ingreso. Todo traslado está supeditado siempre a la disponibilidad de cupo que exista en el programa al cual se va a trasladar. Para solicitar el traslado, el aprendiz debe haber finalizado al menos su primer trimestre del proceso de formación y estar a paz y salvo con el SENA por todo concepto.
Cuando el Aprendiz se encuentre sancionado con condicionamiento de matrícula, no se podrá trasladar, ni aplazar el proceso de formación.
2. APLAZAMIENTO. Es la solicitud que el Aprendiz puede realizar por escrito para retirarse temporalmente del programa de formación en el que se encuentra matriculado, por un tiempo máximo de seis (6) meses calendario continuos o discontinuos, por alguno de los siguiente motivos debidamente comprobados: enfermedad, maternidad, servicio militar, problemas de seguridad o calamidad doméstica.
En el caso del servicio militar y las incapacidades por enfermedad o maternidad, el aplazamiento se dará por el tiempo que la instancia competente determine, previa presentación del soporte por parte del Aprendiz.
3. REINGRESO. La fecha límite para que el Aprendiz reingrese al SENA debe quedar consignada en el acto académico que concede la suspensión, pero el Aprendiz podrá solicitar su reingreso antes de esa fecha por escrito.
En todos los casos, el reingreso está supeditado a la vigencia del programa y a la disponibilidad de cupo en el nivel de formación que se requiere.
En caso de no existir disponibilidad de cupo en la fecha de la solicitud de reintegro, el mismo podrá hacerse efectivo por parte del Centro de Formación en el momento en que exista esa disponibilidad, caso en el cual el reintegro efectivo podrá realizarse con posterioridad al año de iniciado el aplazamiento. En todo caso se informará por escrito al Aprendiz la fecha de reintegro o la imposibilidad del mismo.
Si el programa al que se solicita el reintegro no se encuentra vigente en el momento de la solicitud, el Comité de Evaluación y Seguimiento analizará la situación académica del Aprendiz, comparando el programa en que se matriculó, con el que está vigente, y establecerá las equivalencias entre las competencias y resultados de aprendizaje, definiendo los resultados de aprendizaje y competencias que le faltan al Aprendiz por realizar para completar el aprendizaje.
4. RETIRO VOLUNTARIO. Es la solicitud que el Aprendiz puede realizar por escrito para retirarse definitivamente del programa de formación; esta solicitud implica que el aprendiz no puede participar en procesos de ingreso a la institución durante los seis (6) meses siguientes, contados a partir del registro de la novedad en el sistema de gestión de la formación.
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